Co należy pamiętać,kiedy jesteś organizatorem konferencji i chcesz, żeby odniosła ona sukces?

Co należy pamiętać,kiedy jesteś organizatorem konferencji i chcesz, żeby odniosła ona sukces?

Konferencje są to spotkania dużej ilości osób, podczas których omawia się dane wątki. Mogą być one polityczne, naukowe, biznesowe. Wszystkie one wymagają różnego rodzaju przygotowania i organizacji. Co jest istotne przy zorganizowaniu naprawdę dobrej konferencji?
Warszawa, Łódź, Kraków. Wszystkie te miejscowości organizują konferencje o różnej tematyce. I to właśnie jest sprawą pierwszorzędną.

Restauracja Anatewka w Manufakturze
Autor: Elroy Serrao
Źródło: http://www.flickr.com

Przede wszystkim należy pomyśleć w jakim celu się ją przygotowuje i czy jest właściwie potrzebna? Powinno się wypisać cele, które po odbyciu się konferencji będzie można zmierzyć i poddać sprawdzeniu. Następnie należy ustalić budżet, który zostanie przeznaczony na organizacje spotkania. Musi on on zawierać wydatki stałe, które nie ulegną zmianie i wydatki zmienne, które mogą się zwiększyć wraz z większą ilością, niż zakładano wcześniej, osób biorących w niej udział.

Nie wolno zapomnieć o budżecie awaryjnym, który użyjemy w razie wystąpienia niepodziewanych okoliczności. Gdy przemyślimy jużsprawę finansową powinniśmy zająć się szukaniem odpowiedniego miejsca, w którym konferencja będzie trwać. To zakłada również określenie dokładnej daty i pory spotkania oraz osobiste obejrzenie potencjalnego miejsca. Następny krok to kwestie logistyczne. Nie zapominaj, że uczestnicy mogą zamieszkiwać Łódź, czy Poznań podczas, kiedy konferencja odbywa się w Warszawie. Następny etap to zapewnić wyżywienie przyjezdnym, najlepiej w dobrej restauracji (http://anatewka-manufaktura.pl/menu/dania-glowne).

zdjęcia restauracji
Autor: Kimberly Vardeman
Źródło: http://www.flickr.com

Należy zapewnić im nocleg oraz rozpocząć się w propozycjach dojazdu do miejsca docelowego. Następnym punktem są kwestie związane z wyżywieniem. Restauracja to świetne miejsce na zorganizowanie kolacji dla organizatorów oraz uczestników (http://anatewka-manufaktura.pl). Pod warunkiem, że liczba osób nie jest zbyt duża. Istnieje jednak inne rozwiązanie. Poszukaj, czy wybrana przez ciebie restauracja zajmuje się cateringiem, który dostarczy na miejsce, w którym trwa konferencja. Wtedy też sprawę napojów i posiłków w trakcie trwania spotkania ma się załatwioną.

Dobra realizacja wszystkich wyżej wspomnianych kroków to droga do sukcesu twojej konferencji. Każdy z nich jest tak samo istotny, bowiem treści merytoryczne stanowią jedynie część przygotowań. To, jak zaplanujesz wszystko logistycznie i jak przypadnie to do gustu uczestnikom zapewni ci większe zainteresowanie przy organizacji kolejnych konferencji.

Leave a Reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *


*

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>